Điều quan trọng nhất cần phải nhớ về việc truyền thông tin qua giấy tờ là nó sẽ tiêu tốn thêm nhiều thời gian của cả bạn và của người đọc. Bị từ chối trong bán hàng không phải là chuyện của cá nhân ai, nhưng dù biết điều này, chúng ta vẫn cảm thấy không thoải mái khi bị từ chối. Những người hành động theo hội chứng yêu bản thân (tôi ra sao thì để mọi người thấy như vậy) dường như cho rằng đó là dấu hiệu của sự an toàn, trong khi thực tế hoàn toàn ngược lại.
Những người thật sự quan tâm đến công việc của mình và tôi nghĩ hầu hết nhân viên của mình đều như thế có xu hướng làm việc theo cảm xúc, khi thì có cảm hứng bất tận, khi thì chán nản không muốn làm. Để quản lý nhất quán, bạn phải cư xử nhất quán. Hãy xử lý các yếu tố làm gián đoạn công việc.
Ví dụ: một giáo sư đại học thà chịu mất chức còn hơn là bị bắt gặp lái chiếc xe Cadillac. Tốt nhất là nói chuyện với một số xác chết này trước khi nhảy vào huyệt. Ngày nay, sự đam mê trong công việc đã trở thành yếu tố hàng đầu, cao hơn cả những phần thưởng hữu hình.
Tôi đã cung cấp cho ông mọi thông tin mà tôi có được về giải golf chuyên nghiệp, do đó, ông biết rõ những cơ hội quảng cáo cho Colgate trong lĩnh vực này trước cả công ty quảng cáo của hãng. Cho nên chúng tôi cho họ biết trong vòng một tuần, chúng tôi khó có thể đưa ra câu trả lời hoặc chúng tôi không thể nào bỏ một số cam kết tham dự các giải quần vợt của cô ấy. Chúng tôi ký hợp đồng với từng ngôi sao một.
Điều này có nghĩa là hầu như những người có khả năng tính toán thời gian thiên bẩm thường là những người nhạy bén với bản thân, khách hàng và với hoàn cảnh bán hàng. Thay vì luôn thách thức và đối đầu với cá tính của người khác, bạn nên ghi nhận và hiểu ảnh hưởng của nó đối với công việc của mình. Ông rất cảm kích vì tôi đã bay đến New York gặp ông và cho rằng làm việc cho công ty chúng tôi sẽ là một điều thú vị.
Điều này có nghĩa là hầu như những người có khả năng tính toán thời gian thiên bẩm thường là những người nhạy bén với bản thân, khách hàng và với hoàn cảnh bán hàng. Nếu bạn biết một cuộc họp hàng tuần thường mất khoảng 30 phút, đừng buộc mình tin rằng hôm nay sẽ chỉ mất 15 phút chỉ vì hiện tại bạn đang có nhiều việc phải làm. 500 cá tính khác nhau, mỗi người có một quan điểm riêng về thực tế.
Người ta có thể thích những điều bạn kể, song trong lòng, xét về độ tin cậy, họ lại không đồng tình với hành động đó. Chình vì thế, số tiền cần thiết cho một doanh nghiệp thật sự gấp nhiều lần so với con số dự tính trên giấy tờ. Khi càng có nhiều cơ sở để chứng minh rằng một khái niệm không thể ứng dụng được, một sản phẩm không được mong muốn, thì họ càng quyết tâm và dành nhiều thời gian, công sức để chứng minh ngược lại.
Hãy so sánh ghi chú với sếp của bạn. Tôi tin rằng hầu hết những tiến bộ trong kinh doanh và các cuộc cách mạng công nghệ đều được tạo nên bên ngoài cơ chế hiện hành. Mỗi câu đều có thể mở rộng, thu hẹp hoặc cân đối tuỳ theo tình hình của cuộc đàm phán.
Nếu các công ty dành thời gian tìm hiểu giá trị thật sự của trình độ chuyên môn của mình, họ có thể sử dụng nó gia tăng các cơ hội phát triển. Kiểu người này thường khiến tôi cảm thấy bực mình. Có ba trường hợp ngoại lệ: một là khi bạn đang chỉ cho nhân viên cấp dưới về kỹ năng nói chuyện điện thoại hoặc hướng dẫn trực tiếp một tình huống cụ thể; hai là khi cuộc gọi liên quan tới cuộc họp; ba là người mà bạn nói chuyện điện thoại có thể tạo ấn tượng tốt với người mà bạn đang tiếp.
Họ sẽ nói : Nếu ta không làm việc này, việc kia, thì tất cả mọi chuyện kinh khủng sẽ xảy ra. Tôi cũng đã từng ở trong trạng thái này, và tôi đã buộc mình phải nói không dù nó gây tổn thương cho người khác. Chính vì thế, chúng ta chỉ nên thông tin qua giấy tờ khi vấn đề đó đã được đề cập đến trước đó.